Abläufe automatisieren (Workflows)

Worum es geht

Ein Workflow ist ein Ablauf aus Schritten, die nacheinander auf Geräten laufen: zum Beispiel „Speicher prüfen → wenn über 90 % aufräumen → sonst eine Mail schicken“. Sie bauen ihn in einem Editor in der Konsole, veröffentlichen ihn und starten ihn von Hand, nach Zeitplan oder wenn etwas passiert — etwa wenn ein Gerät online kommt oder ein Alarm auslöst. In der Konsole heißt der Zugang Mandant.

Das brauchen Sie

• Rolle: Mandant-Administrator oder höher zum Anlegen, Bearbeiten und Freigeben; Techniker oder höher zum Starten.
• Cloud: Für Schritte mit Skripten die Leistung „Skripte“, für Schritte mit Paketen „Softwareverteilung“ (bezahlte Cloud).
• Für Skript-Schritte gelten dieselben Bedingungen am Gerät wie beim Skript (G6).

So geht's

Schritt 1: Workflow anlegen

1. Seitenleiste Workflows → Neuer Workflow.
2. Name und Mandant eintragen, Anlegen.
3. Im Editor Schritte aus der Palette in die Fläche ziehen oder anklicken und mit Kanten verbinden. Die zweite Kante eines Schritts wird eine Bedingung.
4. Speichern. Der Editor zeigt, was einem Start noch im Weg stünde.
5. Veröffentlichen. Erst eine veröffentlichte Fassung lässt sich starten; Zeitpläne und Auslöser laufen erst danach.

Fertige Workflows bringt die Bibliothek mit, zum Beispiel „USB-Speicher 60 Minuten freigeben“ oder „Verdacht auf Schadsoftware melden“ (G13). Eine Datei aus einer anderen Installation holen Sie mit Importieren (JSON).

Schritt 2: Freigeben

Ein Workflow läuft nur dort, wo er freigegeben ist — für Ihren Zugang, für einzelne Geräte oder für alle Zugänge.

• In der Liste den Workflow auf Ihren Zugang im Baum links ziehen, oder Menü ⋮ → Mandanten zuordnen….
• Für ein einzelnes Gerät: in der Geräteliste Rechtsklick → Ausführen & Verteilen → Workflows zuweisen….

Schritt 3: Testen

Menü ⋮ des Workflows → Testlauf…. Der Testlauf nimmt den gespeicherten Entwurf und läuft auf genau einem Gerät.

Schritt 4: Starten

• Von Hand: Menü ⋮ → Starten…. Im Dialog Workflow starten unter Ziel Einzelne Geräte oder Alle Geräte einer Gruppe wählen, bei Bedarf Variablen für diesen Lauf: ausfüllen, dann Starten.
• Aus der Geräteliste: Rechtsklick → Workflow starten… — auch für mehrere markierte Geräte.
• Nach Zeitplan oder Ereignis: Menü ⋮ → Zeitpläne und Auslöser…. - Zeitpläne: Cron-Ausdruck (UTC) (zum Beispiel „30 2 * * *“ = täglich 02:30 UTC) oder Intervall (Alle … Minuten); Ziel Alle Geräte des Mandanten, Eine Gruppe oder Bestimmte Geräte. - Auslöser: ein Ereignis wie Gerät online, Gerät offline, Ticket angelegt, Tag gesetzt, Datentopf-Eingang oder Alarm ausgelöst (G12); Ziel zum Beispiel Gerät des Ereignisses. - Übernehmen, dann Speichern.

Daran sehen Sie, dass es geklappt hat

• Seitenleiste Ausführungen → Workflow-Läufe: jeder Lauf mit Stand; ein Klick zeigt jedes Gerät und seinen Weg durch den Workflow. Darunter Kommende Läufe der nächsten sieben Tage aus Ihren Zeitplänen.
• In der Liste der Workflows steht der Stand („vN veröffentlicht“, „Entwurf geändert“) und die Zahl der Zeitpläne und Auslöser.

Was die andere Seite sieht

Ein Workflow kann der Person am Gerät eine Meldung zeigen oder eine Frage stellen. Steht im Workflow ein Schritt, der eine Bestätigung in der Konsole verlangt, erscheint er oben in der Ansicht Workflows in der Liste der offenen Fragen; ein Zähler am Menüpunkt zeigt, wie viele Sie beantworten dürfen. Bestätigen oder Ablehnen — im Lauf auch über Antworten….

Gut zu wissen

• Ein globaler Workflow (für alle Zugänge) gehört dem System-Administrator; Verwalter eines Zugangs sehen und starten ihn, ändern ihn aber nicht.
• Zeiten in Zeitplänen sind UTC, nicht Ortszeit.
• Geräte, die offline sind, warten im Lauf auf das Gerät („wartet auf das Gerät“), statt den Lauf abzubrechen.
• Werte von Geräten werden nie zu Code: Bedingungen setzen Ergebnisse von Skripten als Wert ein. Ein Gerät kann so keinen anderen Zweig erzwingen.
• Am echten Relay ungeklickt: Der Editor ist im Konsolen-Mock gemessen, auf browserdesk.de nicht durchgeklickt.
• Rückfragen am Gerät beim Start über einen Startknopf: G13.

Wenn es nicht klappt